Au sein des entreprises qui prônent l’innovation, avoir de bonnes idées est l’aspect du processus le plus facile à réaliser. La difficulté tient plus souvent dans le fait de confirmer si cette idée a un réel potentiel ou non, d’assurer qu’un processus de documentation et de suivi du développement de ladite idée est en place pour passer à l’action et les réaliser.

Beaucoup d’entreprises et plus précisément les gestionnaires de produits, avec lesquelles j’ai travaillé, ont mentionné faire face à des défis considérables dans la synchronisation des informations, la priorisation des informations et des projets et ultimement le transfert d’informations et le suivi des nombreuses étapes d’un projet, surtout lorsque cela implique plusieurs personnes provenant de départements distincts. Ces défis demeurent une fois le projet terminé et sont au cœur des débats post-mortem sur la gestion de celui-ci.

Au final, ces complexités de gestion d’informations sont assez similaires d’une entreprise ou même d’une industrie à l’autre et son au cœur des défis de gestion et développement de nouveaux produits.  Je vous partage donc quelques outils qui pourraient vous faciliter le travail pour effectuer un suivi serré, structuré et prendre des décisions plus rentables rapidement.

Outils de suivi du développement et du cycle de vie de vos produits

Dans  un blogue précédent, (https://www.strategiemp.com/des-outils-interessants-pour-le-gestionnaire-de-produits/) je vous partageais la première étape du processus de développement de produit avec des outils pour vous aider à mieux sauvegarder et documenter vos idées. La deuxième étape a été effleuré dans un autre blogue (https://www.strategiemp.com/outils-de-partage-de-gestion-de-projets/) concernant cette fois les outils orientés sur le suivi de projets et les interactions entre les divers intervenants durant son développement.  Dans ce blogue, nous nous concentrerons sur le troisième étape, celle dédiée surtout au gestionnaire de produits, soit comment suivre l’évolution de la stratégie de votre portefeuille de produits.

Voici quelques outils éprouvés par des entreprises et professionnels qui pourraient vous aider. Aha, Daptiv via Changepoint, One Desk , Wrike, Sopheon… Ces outils servent tous sensiblement le même objectif soit de faire le lien entre les diverses étapes d’un processus de développement de la réflexion du besoin client en amont jusqu’à la conception et lancement du produit idéal en aval. Bref ils vous permettent de gérer l’ensemble de votre portfolio de produits et ainsi prendre des décisions éclairées et vous bâtir un historique pour améliorer vos performances en développement et lancement de nouveauté.

Les principales fonction de ces plateformes sont :

  • Définir la stratégie et la vision de l’entreprise en ce qui à trait à son portefeuille de produits et réalité du modèle d’Affaires à mettre en place;
  • Planifier les principales tâches reliées à la mise en place de la stratégie ;
  • Cumuler, centraliser les idées de tous les partenaires internes et externes et les prioriser selon les indicateurs stratégique et de performance de l’entreprise;
  • Définir la solution offrant la meilleure valeur possible aux besoins du client ;
  • Développer, gérer et assigner les caractéristiques aux responsables de développement.
  • Suivre l’évolution continue des tâches, suivi des obstacles et des impacts sur les délais/ressources et communiquer les avancements en temps réel aux équipes internes et aux partenaires externes.
  • Analyser les données recueillies dans le processus pour prendre des décisions rapides et
  • D’aider à la présentation des plans de produits aux équipes et à la direction.

Afin de vous faire saisir les éléments importants de ces outils et leurs valeurs ajoutées pour votre entreprise, j’ai décidé de vous parler plus précisément de Aha, un logiciel que j’aime bien et qui est facile d’utilisation et à mon point de vue assez visuel.

Aha ! logiciel de cartographie de votre portfolio de produits

L’objectif ultime de cet outil est de permettre, à travers la définition de chaque étape, de créer la cartographie (roadmap) du portfolio de produits à court, moyen et long terme.

Cet outil est assez populaire. Il offre la possibilité d’être intégré à diverses autres applications que l’entreprise pourrait déjà utiliser, que ce soit en gestion de projets comme Trello, Slack, en gestion de relation client comme Saleforces, ou des applications de gestion Google apps, Dropbox, etc.

  • L’étape de la stratégie inclut les trois piliers importants pour vous aider à en définir les bases :
    • le processus de réflexion sur la vision que vous voulez donner à votre entreprise (votre marché, vos forces/faiblesses- SWOT, compétiteurs, les défis, connaître votre client son style de vie, son comportement – personnas),
    • les buts et objectifs mesurables (les résultats recherchés avec ce développement, les performances clés à évaluer, etc.) ,
    • les actions à mettre en place (l’ensemble des projets, tâches à effectuer pour atteindre les résultats).

Ce sont les liens entre la stratégie et ce que l’on va développer au final (étude de rentabilité, plan de marketing, cahier de charges, etc).  Bref on veut réfléchir à un modèle d’affaires complet et comment on voit son évolution dans le temps.

  • L’étape de la planification des actions.
    À mettre en œuvre pour accomplir le modèle d’affaires et les buts fixés dans notre stratégie.

    • Comment va-t-on collaborer entre département pour maximiser l’intelligence et compétences collectives pour accélérer le processus et limiter les erreurs.
    • C’est l’étape où l’on crée un diagramme de Gantt, une cartographie pour lister les tâches/étapes importantes, constater les dépendances entre les tâches, les impacts d’un retard sur l’ensemble du projet stratégique et suivre les changements dans la mise en œuvre des plans en continu.
    • À partir de là, il sera plus facile de définir ce que l’on souhaite développer (idées / caractéristiques produits), de prioriser les idées de projet (selon le scorecard qui peut être personnalisé selon les besoins), de définir les tâches, délais, personnes responsables et de suivre le tout en temps réel pour obtenir la progression du projet .
  • L’étape de soumission et gestion des idées.
    Dans cette section, on y retrouve l’ensemble des idées soumises précisément en lien avec un produit/projet ou globalement pour l’entreprise si vous voulez avoir une vue plus large.  Cette section permet de s’adonner à un étroit suivi de l’ensemble des idées de produits ou caractéristiques que l’entreprise peut recevoir de l’externe ou générer à l’interne. Il sera ainsi aisé de les gérer et d’éviter que certaines tombent dans l’oubli.  Cette section se subdivise entre deux phases,  le processus de soumission des idées et celle de gestion et priorisation des idées donnant naissance à un produit à développer.

    • Le «portail de soumissions» peut être personnalisé et sert de centre de dépôt des idées selon les intervenants recherchés (employés, partenaires, fournisseurs, clients, etc). Il permet le crowd-sourcing, un type de remu-méninges ouvert à l’externe et incluant les clients ou les équipes internes où l’ensemble des idées soumisses et leurs meilleurs contributeurs peuvent être visualisés. Intéressant pour favoriser la participation et la responsabilisation de tous dans le succès de nouveaux produits.
    • Une fois les idées soumisses, il faut les évaluer et les gérer. Chaque idée est liée à un ensemble d’informations requises et définies par l’entreprise qui sera priorisé en fonction de sa stratégie. (Ex. titre, description de l’idée produit, images complémentaires, besoins du client recherchés, contraintes ou problématiques vécues, ambiance recherchée, compétition, valeur ajoutée proposée…). Ces informations permettront de pouvoir noter la qualité des idées en fonction des piliers stratégiques définis en amont. Il est même possible d’envoyer une note automatique à l’instigateur de l’idée pour l’informer que ses idées/caractéristiques ont été choisies et intégrées.
  • L’étape de la mise en place spécifiques de caractéristiques reliées à une idée produit.
    Ici c’est la section où l’on décortique à travers des caractéristiques produits (techniques, focntionnelles, design…) les besoins de l’utilisateur final. Bref on veut de la valeur ajoutée pour créer une expérience client unique.

    • Il est possible d’y inclure plusieurs projets par segments d’affaires de votre entreprise; À vous de voir comment vous voulez structurer le tout.
    • Chaque projet est priorisé en fonction de la stratégie retenue par l’entreprise (différents pilliers du Scorecard peuvent être définis pour votre entreprise et intégré). Chaque projet est donc lié à un tableau «Scorecard» pour vous permettre d’avoir une vue rapide de leur importance.
    • Chaque projet est lié à diverses tâches et à leur avancement (en attente, en cours, terminées…). Vous pouvez vous créer des gabarits sur mesure à réutiliser pour d’autres projets lorsque des tâches sont répétitives.
  • Vous pouvez aussi, une fois priorisé, définir par tâche ou activité à réaliser la capacité en temps et efforts en ressources pour réaliser le tout.
  • Chacune des caractéristiques  produit sera intégrée dans la priorisation du flot de travail (tâches à mettre en œuvre, délai, ressources, point crititique). On peut y intégrer les dépendances et priorités d’une caractéristiques sur une autre pour mieux suivre l’évolution de son développement.

Parmi les éléments intéressants de cet outil de travail, il y a la facilité avec laquelle on peut communiquer l’avancement du projet, identifier les obstacles et partager des données avec nos partenaires, clients ou autres et ce, même en dehors du système Aha ! Via une présentation unique par projet que vous choisirez de communiquer aux personnes voulues, l’information sera donc accessible dans un format aisément lisible et donnera accès aux informations en temps réel. Très pratique pour colliger au même endroit les documents, communications et commentaires en lien avec un développement de produit ou d’idée.

La notion de rapports est aussi une belle valeur ajoutée afin de rapidement voir l’avancement des produits, l’impact des projets sur les ressources et le positionnement par rapport aux objectifs stratégiques de l’entreprise en temps réel.  Vous pouvez définir vos indicateurs d’évaluation et obtenir divers rapports visuels permettant une meilleure analyse de vos performances. Une notion essentielle pour s’assurer dans le temps de faire les meilleurs choix possibles.

Aha ! recèle beaucoup de potentiel pour une entreprise qui cherche à gérer son processus de développement et à en garder une trace en intégrant  l’ensemble des intervenants.

Bénéfices majeurs de ces outils

  • Centraliser la vision commune et communiquer le tout aux divers départements. Une façon de cumuler l’historique des discussions à un endroit pour sauver du temps;
  • Éviter des pertes en temps et coûts par une gestion efficace de l’ensemble des ressources réparties à travers l’ensemble des projets stratégiques de l’entreprise;
  • Accélérer la livraison, mise en marché du ou des sections du produit ;
  • Prise de décision éclairée et orientée vers les projets performants et à valeur ajoutée.

En conclusion

Des outils ce n’est pas ce qui manque! Ce qui importe c’est de les connaître et de savoir lesquels conviennent et s’adaptent le mieux à votre réalité d’entreprise. La plupart offre des essais gratuits – démo pour 30 jours ou des vidéos tutoriels des plateformes.  Je recommande de les tester et d’évaluer votre appréciation selon l’aspect visuel, l’aisance de navigation, la convivialité et la compatibilité avec vos systèmes en place. Une plateforme visuelle et accessible via internet, donc accès peu importe vos déplacement, est un atout réellement intéressant  avec la réalité d’aujourd’hui nécessitant des prises de décisions rapides et flexibles et les équipes multi-disciplinaires internationales. À vous de juger l’approche avec laquelle vous serez le plus performant.

Magali Pelletier est entrepreneur, stratège et formatrice. Elle Cumule plus de 15 ans d’expérience professionnelle en entreprises manufacturières et de services comme spécialiste en gestion marketing et stratégie de développement de produits. Consultante depuis 2013, elle offre des services de consultation, des formations sur les grands thèmes actuels en gestion et développement de l’innovation et effectue des études d’opportunités pour explorer de nouvelles idées ou marchés. www.strategiemp.com

Références :

producthunt.com/@kaz/collections/apps-for-product-managers

wrike.com/blog/complete-collection-project-management-statistics-2015/

onedesk.com/product-management-software/

aha.io

changepoint.com/products/daptiv.aspx